På grund av Covid-19 uppmuntrar vi till fler digitala aktiviteter. För tips och idéer så är det bara att kika i kalendern eller vår sida om digitala aktiviteter.
Mer information om pandemin hittar du på Folkhälsomyndighetens hemsida.

Citypolarna har ordet

Sena avhopp och missade aktiviteter

Inlägg

Nu har vi äntligen fått nog med data och tid för att uppdatera sidan med en ny funktion som har efterfrågats i över två år. Nämligen ett bättre sätt att hantera sena avanmälningar och medlemmar som av olika orsaker missar aktiviteter de är anmälda till.

När vi startade Citypolarna 2006 var det spontaniteten och öppenheten som var ledstjärna för majoriteten av aktiviteterna, man kunde komma och gå som man ville och spontanaktivitet blev ett begrepp som refererade till aktiviteter som lagts upp samma dag som de ägde rum. Men med tiden så blev aktiviteterna mer uppstyrda och många arrangörer började lägga mer energi på att planera för att skapa en bättre upplevelse för gästerna. Detta medförde att vi började få klagomål på att där fanns medlemmar som anmälde sig och sedan inte dök upp, antingen för att de inte tog Citypolarna seriöst eller för att de helt enkelt var glömska av sig och missade att de hade bokat in sig på en aktivitet eller hoppat från reservlistan till kommer listan i sista minuten.
Som ett första försök att få bukt på detta och framför allt få en överblick över hur omfattande detta problem var införde vi 2011 begreppet Suris, som var en form av rapportering arrangörer kunde göra för att markera att det inte är okej att anmäla sig och sedan inte dyka upp på aktiviteten. Tanken var att om man fick tre "Surisar" så skulle man få ett mail med en påminnelse om att man var anmäld på en aktivitet och man skulle som straff automatiskt hamna sist i anmälningslistan om där var begränsat antal, vilket innebar att man kunde bli utknuffad till Reserv om där blev fullt på aktiviteten. Detta gav dock inte den önskade effekten, av flera skäl. För det första så var det inte alla som kände sig bekväma med att anmäla andra medlemmar, vissa brydde sig inte ens om det, vilket gjorde att de få som faktiskt efterfrågade funktionen dels fick kritik för att de använde den och då det var så få som angav att medlemmar inte dök upp och Surisarna endast var giltiga i 6 månader, så var där få medlemmar som fick samlat ihop så många surisar att det hade någon inverkan. Ordet "Suris" hade också en negativ ton som kanske inte alltid var tillämplig då orsakerna till frånvaro kan variera från slarv till en akut sjuk familjemedlem och då vi absolut inte vill lägga något som helst krav om förklaring kring orsaken till frånvaron så är det inget vi kan använda som förmildrande omständigheter.

Allt eftersom fler började använda funktioner som deadlines och begränsat antal så blev även sena avhopp ett större problem. Här införde vi en 48 timmars gräns där reservlistan övergår till först till kvarn. Detta innebär att arrangören slipper maila runt till alla deltagare som kommit med i sista stund för att verifiera att de har noterat att de kommit med, till att den som först upptäcker att där är en ledig plats när där är mindre än 48 timmar kvar får ta den. Det innebär också att om man kommer med och inte bekräftat sin plats innan gränsen på 48 timmar passerar så flyttas man tillbaka till reservlistan och den som först registrerar sig får då platsen. Detta verkar ha löst den administrativa delen av problemet, men där finns fortfarande medlemmar som sätter i system att anmäla sig till flera aktiviteter och avanmäla sig i sista stund när de kommer med på en annan aktivitet eller de inser att där var något annat som var viktigare eller roligare att göra den dagen.

Nu har vi infört en ny funktion som vi hoppas ska kunna lösa några av de problem som tidigare funktioner inte kunnat lösa, om inte helt så i varje fall med lite bättre resultat. Vi började i starten på 2020 med att ta bort alla referenser till ordet "Suris" och uppmuntrar nu bara arrangörer att rapportera om någon saknades på aktiviteten. Vår förhoppning med detta är att fler ska anmäla om någon saknats på en aktivitet. Vi har också loggat hur långt innan aktivitetsstart eller deadline som medlemmar avbokat sig och räknar ut hur många procent av aktiviteterna medlemmar inte dyker upp eller avanmäler sig där det är mindre än 48 timmar kvar. Detta gör att vi kan räkna bort medlemmar som råkar missa en aktivitet någon enstaka gång på grund av ett missöde och identifiera de få medlemmar regelbundet är dåliga på att avboka sig i tid. Dessa medlemmar kommer nu 3 dagar innan aktiviteten få ett mail med en påminnelse om att de är anmälda och att de bör avanmäla sig i tid om de redan nu vet med sig att de inte avser gå på aktiviteten. Det innebär också att vi kan beräkna sannolikheten att någon kommer hoppa av sent eller kanske inte ens dyka upp på aktiviteten, baserat på de deltagare som anmält sig och lite annan statistik baserat på hur ny en medlem är och vilken typ av aktivitet det rör sig om. Men då vi inte vill hänga ut någon enskild medlem som av någon anledning har problem med att dyka upp, visar vi endast statistiken för aktiviteter med fler än fyra deltagare och vi rundar av till jämna tiotal för att man inte ska kunna peka ut någon specifik medlem. Som arrangör hittar du informationen längst ner i STATISTIK-fliken i aktiviteten.
Det kan vara bra att veta att om där står 0,5 så är det 50% risk att en medlem hoppar av, står där 2,0 så innebär det att systemet räknar med att 2 personer kommer droppa av.

Som vanligt är vi lyhörda för all kritik kring nya funktioner och vi kommer följa noga hur den används samt hur väl den fungerar. Så har ni feedback, positiv som negativ, så hör mer än gärna av er till oss på info@citypolarna.se och berätta mer.

Publicerat 2 Januari 2021 17:46
Johan